www.hvrd.eu Hausverwaltung Ruß Daniel Marktrodach
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Papier reduzieren - Umwelt schonen

 

Stillstand bedeutet Rückschritt – Daher suchen wir immer Möglichkeiten, unsere internen Abläufe, sei es durch moderne Software oder durch Unterstützung von spezieller Hardware, zu verbessern.

 

Unsere Hausverwaltung ist mit modernster Software und aktuellster Technik ausgestattet, um äußerst effizient und preisbewusst zu arbeiten.

 

Der Umwelt zuliebe nutzen wir diverse Möglichkeiten, auf Papierbelege zu verzichten. 

 

 

Beispiele:

  • Schreiben für Mieter / Eigentümer werden per Email als E-Mail Anhang versendet
  • Abrechnungen für Mieter / Eigentümer werden im Online Portal zur Verfügung gestellt (Zugriff weltweit über Internet, 24 Std. täglich verfügbar)
  • Verzicht auf Rechnungen sowie diverser Schriftverkehr auf dem Postweg (digitale Signatur Voraussetzung)

Digitaler Empfang sowie Versand von Dokumente bedeutet weniger Verwaltungsaufwand für uns, zudem Einsparung an Papier, Toner,

Briefumschläge, Portogebühren in nicht unerheblicher Menge.

 

Weitere Gründe für eine effiziente Verwaltungsarbeit :

  • Sämtliche Dokumente werden in unser neues Dokumenten-Management-System digital abgelegt, eine Stichwortbezogene Suche erfolgt innerhalb weniger Sekunden von jedem Arbeitsplatz aus. Suche nach gedruckten Dokumenten in zahlreichen Ordnern ist nicht mehr notwendig.
  • Gedruckte Briefe werden nicht manuell gefalzt und in Briefumschläge gelegt, hierzu verwenden wir unsere automatische Kuvertiermaschine. Falzen, kuvertieren von mehrseitigen Dokumenten, Briefumschläge verschließen in einem Durchgang – während andere Verwaltungstätigkeiten verrichtet werden können.
  • Automatisches frankieren von Briefen mittels Frankiermaschine – mit automatischen Differenzwiegen einzelner Briefe. Unterschiedliches Porto wird einzeln anhand der enthaltenden Briefwage berechnet und aufgedruckt.
  • Digitalisierung aller Dokumente mittels Vollduplex – Multifunktionsdrucker mit vollautomatischen Dokumenteneinzug.
  • Automatische Verbuchung von 80 % sämtlicher Umsätze eines Objektes.
  • Jährliche Zusendung von Quartalskontoauszügen von jedem einzelnen Bankkonto – das Einsortieren von monatlichen Kontoauszügen für jedes einzelne Objekt entfällt somit (bisher je Objekt 12 monatliche Kontoauszüge je Kalenderjahr abheften, neu nur noch 1 x notwendig von 4 Quartalskontoauszügen je Bankkonto).
  • Keine Objektbezogene einzelne Abheftung mehr von Unterlagen / Rechnungen / Verträgen in diverse Ordner – alle eingehenden Schriftstücke werden nach dem einscannen und ablegen in unser DMS – System entweder vernichtet oder dem Eingangsdatum nach abgeheftet – Suche nach Dokumenten erfolgt mittels rechtssicheren DMS – System mittels Stichwortsuche.

 

 


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